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昆山市物流协会档案和证章管理制度

发布时间:2019-10-23|栏目:协会制度|浏览次数:110

第一条  为规范本会档案管理,依据《社会团体登记管理条例》《昆山市物流协会章程》以及社会组织等级评估规范化建设的相关要求,制定本制度。

第二条  协会秘书处是本会档案和证章管理的责任部门,负责协会在运作过程中所产生的具有查考、利用价值的各种文件材料的收集整理和保管,以及各类证件和公章的管理。

第三条  秘书处应当指派专人负责协会的档案和证章管理工作。

第四条  本会档案遵循以届别划分、按年度整理、分类归档的原则进行管理,在当届内对协会的基础建设、内部治理、业务活动、外部来文、信息披露、财务管理等方面进行管理。

第五条  协会的基础建设档案包括法人登记材料、规范性章程、变更审批材料、相关证章等资料。

第六条  协会的内部治理档案包括全体会员名册、理事会名册、监事会名册,届期内每一年度的会员大会、理事会、监事会等法定会议的档案资料,专职人员组织人事档案,被审定的规范性内部管理制度以及届期内每一年度制度执行的档案资料。

第七条  协会的业务活动档案包括年度计划和总结、活动方案、活动总结和图像资料、购买服务合同、项目管理等。

第八条  协会的信息披露档案包括信息披露制度、信息审批程序、信息披露痕迹等。

第九条  协会的财务管理档案包括财务管理制度、预决算管理、财务审计报告、票据管理、报销审批管理、固定资产管理、采购物资管理等。

第十条  文件政策档案是指与机构和本事业有关的法律法规、文件政策等。

第十一条  协会文件档案每年均须按类别归档装订,永久保存。

第十二条  秘书处负责证件办理,印章的刻制、保管和使用记录。

第十三条  协会的法人登记证书、公章、财务章以及各类证件实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十四条  协会印章使用的审批权由协会理事会审议核定。

第十五条  协会财务专用章由财务负责人负责保管,按财务管理的规定使用印章。

第十六条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,并不得带离本会办公场所。

第十七条  本会授权委托书、法定代表人证明书以及关涉协会利益的介绍信、证明书,由专人保管,经会长批准后开具,并留底备查。

第十八条  本会证件和印章遗失、缺损或出现非正常情况无法收回时,应及时在公开发行的报刊上刊登作废声明,并向民政局申请补办证件、循正当渠道向公安机关申请刻制新印章。

第十九条  本规定经二届理事会2017年1月11日召开的第十次会议审议通过后生效,由理事会解释。


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